Можно ли оформить ЭТрН заранее или задним числом

Коротко: сформировать файл первым титулом заранее технически можно, но ФНС рекомендует другой порядок — работать через черновик и подписывать титул по факту погрузки. Оформление задним числом — прямой риск.

Почему заранее — плохая идея

Вопрос с открытой сессии: можно ли создать ЭТрН сегодня вместе с УПД, если машина идёт завтра. Ответ ФНС: создать файл первым титулом, вероятно, возможно, но вопрос в том, в какой момент он попадёт в ГИС ЭПД.

Лучше поступать иначе: на склад уходит черновик, по факту погрузки лицо, ответственное за погрузку, подписывает первый титул от грузоотправителя, и уже затем перевозчик подписывает второй.

Причина простая. При погрузке всё может пойти не так, как планировали: приедет другая машина, другой вместимости, груз придётся разбить на две — и сведения, заранее внесённые в первый титул, до момента погрузки не доживут.

Разрыв между реализацией и накладной

Ситуация, когда реализация проведена одной датой, а транспортная накладная оформлена другой, нормальна. Первичные учётные документы могут формироваться не в момент оказания услуги, а сразу после — как только это становится возможно. Транспортная накладная подтверждает факт договора перевозки, и если оформить её сразу не получилось, её можно сформировать позже. Подводных камней здесь ФНС не видит.

Задним числом

Так делать не стоит, и вот почему.

• Водителю нечего предъявить, если его остановят. Сказать инспектору «накладная будет послезавтра» — не вариант.
• В электронном виде со временем это станет попросту невозможно: в Гослоге к перевозке добавятся маршрут, данные тахографов и видеокамер, движение машины из точки в точку будет отслеживаться.
• Бумага сегодня формально позволяет, но все риски тогда несёт перевозчик.

Что происходит с уже отправленной накладной — исправление, отзыв и черновики ЭТрН.

Что на это отвечает наш оператор

Позиция Saby (СБИС) совпадает с позицией ФНС, но сформулирована короче: «Создать ЭТрН заранее можно». Устно на том же вебинаре прозвучало жёстче — «заранее вы не можете её создать и подписать». Противоречия нет, если разделить действия:

Причина та же, что у ФНС: в первом титуле указывается фактическое время прибытия и убытия машины. Пока машина не приехала и не уехала, этих данных нет.

Ночная погрузка

Частый вопрос: контейнер забирают ночью — значит, сотрудникам нужно оформлять документы ночью? Заранее подготовьте черновик, а подписание оставьте на момент погрузки. Обойти подписание по факту нельзя, но всю подготовительную работу можно сделать днём.

Намерение и факт — разные документы

Полезное разграничение от оператора:

• ЭПЭ и ЭЗЗ не устанавливают факт перевозки — они подтверждают намерение и условия;
• факт перевозки подтверждает ЭТрН, вместе с простоями и всем, что случилось в пути.

Поэтому накладную и нельзя оформить «наперёд»: она фиксирует то, что уже произошло.

Холостой пробег и перенос погрузки

Машина приехала, а груз не готов — отдельный документ на это не нужен. Перевозчик указывает сведения о холостом пробеге при обработке своего титула ЭТрН, в блоке «Оговорки и замечания».

Если погрузка перенеслась на другой день, новую заказ-заявку делать не обязательно: фактические дата и время погрузки будут указаны в накладной.